Toute entreprise comprend un ensemble de personnes et de services qui fonctionnent en complémentarité afin d’avoir un maximum de rentabilité et de performances financières. Toutefois, cette dernière peut se retrouver facilement dépassée par un excès de formalisation. C’est pourquoi, pour éviter une mauvaise circulation des données, certaines organisations optent pour l’externalisation de certaines activités, notamment du secrétariat. Bien que l’externalisation des autres activités soit un sujet relativement important à aborder, celle du secrétariat fera l’objet de notre article. Nous verrons l’enjeu de cette nouvelle manière de faire, son avantage pour l’entreprise, ainsi que ses tarifs.
Qu’est-ce que l’externalisation du secrétariat ?
Dans un premier temps, il faut savoir que le secrétariat est un travail de bureau, dans lequel on traite plusieurs tâches. En d’autres termes, c’est le seul service qui s’occupe d’organiser la vie d’une entreprise afin d’éviter une erreur ou un désordre quelconque dans le déroulement des affaires. Dans le but d’avoir une idée sur le métier du secrétaire, nous avons énuméré ses missions dans la sélection ci-après :
- Organiser les emplois du temps du responsable ;
- planifier des réunions, y assister et écrire un compte rendu ;
- s’occuper du courrier et des communications téléphoniques ;
- décaler certains rendez-vous pour éviter tout chevauchement ;
- être en rapport direct avec le supérieur hiérarchique.
Vous l’aurez compris, le secrétariat s’attarde sur des détails qui ont un rapport direct avec le sommet hiératique de l’organisation. Cependant, dans certains cas, cette dernière préfère externaliser cette activité afin que ses tâches soient effectuées par des professionnels formés à cela. Avec ça, le chef de projet sera sûr de l’exécution et de la prise en charge de toutes les législations et la mise en place de certaines stratégies de développement planifiées au préalable par le top management.
Quels sont les avantages acquis lorsqu’on externalise le secrétariat ?
L’externalisation est un service ou une prestation mise en place par des sociétés spécialisées afin d’alléger la charge de travail dans l’environnement interne d’une entreprise. D’ailleurs, durant le pic d’une activité donnée (à travers les ventes ou l’acquisition d’un marché), l’externalisation du secrétariat peut être une pratique régulière qui donne l’opportunité de se concentrer sur l’évolution des relations entre l’entreprise et ses différentes parties prenantes, comme ses fournisseurs ou ses clients.
À côté de ça, elle permet aussi de faire des économies conséquentes qui pourraient servir de financement à des projets beaucoup plus bénéfiques, comme le réinvestissement ou la publicité. Vous l’aurez compris, toutes les tâches machinales ou chronologiques se feront d’une manière moins chère et plus rapide, ce qui donne la possibilité de se concentrer sur le développement de l’activité de l’entreprise.
En définitive, nous pouvons résumer les avantages de l’externalisation du secrétariat comme suit :
- Alléger la charge et la pression au sein de l’entreprise ;
- avoir plus de temps pour améliorer les relations entre l’entreprise et ses parties prenantes ;
- économiser du budget afin de l’investir dans d’autres finalités ;
- la rapidité dans l’exécution des tâches ;
- acquérir plus de visibilité.
Objectifs et tarifs de l’externalisation du secrétariat
Beaucoup confondent l’externalisation et la sous-traitance. Cette dernière, par définition, consiste à donner ou à confier une activité que l’on ne veut pas faire ou que l’on ne peut pas réaliser soi-même à quelqu’un d’autre. Selon nos recherches, les tarifs de l’externalisation du secrétariat sont abordables, puisqu’ils varient entre 40 et 50 euros de l’heure. L’externalisation permet d’acquérir trois objectifs, les voici :
- Découvrir ou créer de nouveaux services, tout en exploitant l’activité externe ;
- l’activité externalisée contribue à améliorer les performances de l’entreprise ;
- identifier des compétences et les initier à l’entreprise.
Ainsi, nous pouvons dire qu’externaliser le secrétariat représente un grand atout en termes de flexibilité, puisque ce dernier travaillera quand vous le voulez et selon les horaires qui vous arrangent, contrairement à un secrétaire standard qui sera payé tous les jours, même pour des tâches qui n’aura pas le temps d’accomplir. De plus, grâce à ce genre d’équipe, vous aurez à votre portée un ensemble de compétences dont vous pourrez tirer profit en vous adressant aux personnes qualifiées qui s’occupent de la gestion de votre emploi du temps. Enfin, comme nous l’avons mentionné précédemment, l’externalisation est un excellent moyen d’économiser et de maîtriser les coûts, elle est notamment conseillée à toute entreprise ayant un grand effectif et de grandes parts de marché.
