Dans le but de se décharger de toutes les tâches administratives répétitives, les entreprises ont parfois recours au répondeur téléphonique. Il y a plusieurs années, il existait une autre possibilité qui s’offrait à celles-ci afin qu’elles prennent leurs partenaires d’affaires ou leur clientèle en charge. Plusieurs entités utilisent aujourd’hui le service de secrétariat en ligne.
Qu’est-ce que le secrétariat en ligne plus exactement ? Quels sont les avantages et les inconvénients de ce service ? Heureusement, notre équipe vous explique toutes les informations nécessaires à ce sujet.
Quel est le principe du secrétariat en ligne ?
Le service du secrétariat en ligne, également appelé télésecrétariat, est une assistance virtuelle qui consiste à gérer de nombreuses tâches administratives à distance pour le chef d’entreprise, comme la réception des appels téléphoniques. Autrement dit, le ou la secrétaire en ligne va travailler de façon digitale. À cet effet, la secrétaire pourra communiquer avec son patron en utilisant une application mobile ou simplement en échangeant des e-mails et des SMS. Il pourra recevoir les instructions en ligne, notamment :
- Des appels prioritaires ;
- des informations à communiquer à l’appelant ;
- des messages d’accueil.
Pour une entreprise internationale, il est bien possible d’organiser la gestion en différentes langues en recrutant une secrétaire privée native (italienne, allemande, chinoise, etc.). Il faut savoir que le secrétariat en ligne peut comprendre d’autres tâches, comme la prise des rendez-vous ou la réservation de voyages d’affaires. De plus, ce service reste à votre disposition, même pendant vos rendez-vous ou hors de votre lieu de travail.
Quels sont les avantages et les inconvénients du secrétariat en ligne ?
Le service de secrétariat en ligne offre plusieurs avantages aux entreprises, vos partenaires et clients recevront un accueil plus chaleureux et plus humain. De plus, ça vous permet de gagner un temps précieux pour vous consacrer à des tâches prioritaires plus urgentes, pour le bon développement de l’entreprise. En effet, le télésecrétariat a un impact très positif sur les entreprises, il permet de maîtriser le budget alloué à ce service, les charges seront alors réduites !
Le secrétariat en ligne est un service de qualité et de professionnalisme, un télésecrétaire en ligne permet d’offrir des prestations bien exécutées, ce qui contribue à l’amélioration des services. Ce n’est pas tout, il prendra aussi complètement en charge les partenaires d’affaires et les clients, ainsi avoir recours au télésecrétariat représente une excellente option.
Si vous êtes un chef d’entreprise, le service du secrétariat en ligne ajoute de la valeur à votre réputation et activité, car il est flexible et modulable, ce qui le rend convenable à tous les professionnels, comme les médecins, les agences immobilières et les PME. De plus, vous aurez plus de temps pour travailler sur vos missions prioritaires. Même si le secrétaire en ligne est dans l’obligation de respecter des délais, l’entreprise ne pourra pas gérer les horaires de son travail et il aura carte blanche.
Quel est le prix d’un service de secrétariat en ligne ?
Concernant le tarif du secrétariat en ligne, il est important de savoir qu’il y a deux critères qui ont une influence, notamment les types de tâches et l’expertise du secteur d’activité.
C’est-à-dire que le tarif de la prestation de ce service diffère selon la mission confiée. En effet, une grande majorité des agences de secrétariat en ligne font une proposition de forfaits journaliers, mensuels ou bien hebdomadaires. D’autres agences déterminent un prix à la tâche, par exemple : le nombre de courriers rédigés et le nombre d’appels téléphoniques reçus.
De manière générale, la tarification d’un télésecrétaire en ligne est comprise dans une fourchette allant de 20 € jusqu’à 40 € de l’heure. À noter que la qualification et l’expérience professionnelle sont des facteurs qui définissent également le prix du secrétariat en ligne. Pour toute prestation complète, le tarif est d’environ 220 € HT à 500 € HT.
Pour conclure, le ou la secrétaire en ligne va remarquer une amélioration continue dans sa carrière au fil du temps. Avec du professionnalisme et un peu de patience, le télésecrétaire pourra devenir le bras droit de son patron, et donc avoir un salaire beaucoup plus élevé. S’il veut aller plus loin, il pourra se lancer dans la création de sa propre entreprise.
